環(huán)保實(shí)用鄭州無紙化會(huì)議系統(tǒng)解析，鄭州無紙化會(huì)議系統(tǒng)由鄭州宇環(huán)科技提供
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一到年底，各個(gè)公司和機(jī)構(gòu)往往都會(huì)陷入“文山會(huì)�！钡募灏荆翰块T總結(jié)會(huì)、公司年會(huì)、行業(yè)論壇、年度頒獎(jiǎng)……，這對(duì)于會(huì)務(wù)組織者和參會(huì)者而言，都意味著巨大工作量，對(duì)于老板而言，則意味著巨大的成本管理，如何高效組織、便捷執(zhí)行、降低成本？這在過去都是明知有問題卻無解決方案的“頑疾”！但是進(jìn)入移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，這將不是問題了。調(diào)查顯示，若選擇一款好用的移動(dòng)會(huì)務(wù)APP，可以將會(huì)務(wù)人員減少到1/5的人力投入，提升5倍的工作效率。同時(shí)，無紙化移動(dòng)會(huì)務(wù)還能減少資源浪費(fèi)，節(jié)約成本，移動(dòng)應(yīng)用APP將成大型會(huì)展的標(biāo)配。
安全、繁瑣、浪費(fèi)，傳統(tǒng)會(huì)務(wù)的三大痛點(diǎn)
一年一度的環(huán)保部全國環(huán)境信息技術(shù)與應(yīng)用交流大會(huì)組織者之一、國家環(huán)保部信息辦主任李國良先生對(duì)此深有感觸，過去沒有移動(dòng)會(huì)務(wù)應(yīng)用時(shí)，組織一個(gè)參與單位達(dá)200多家的大會(huì)，會(huì)務(wù)組恨不得手腳并用，馬不停蹄地忙活。會(huì)議場(chǎng)地的選定、參會(huì)名單的確認(rèn)和通知、與會(huì)嘉賓的航班時(shí)間確認(rèn)、參會(huì)者的飲食習(xí)慣等事無巨細(xì)的背后是繁瑣的辦會(huì)流程和巨大的工作量。
而對(duì)于參會(huì)人員來說，報(bào)名聯(lián)絡(luò)流程復(fù)雜，會(huì)前排隊(duì)簽到體驗(yàn)差，坐在后排看不清大屏幕投影上的內(nèi)容，會(huì)議材料太多，來不及翻看，會(huì)后還需要攜帶大量紙質(zhì)資料回去。如何輕松的參加一場(chǎng)會(huì)議是每個(gè)參會(huì)人員的心聲。
而且，大型會(huì)務(wù)所帶來的資源浪費(fèi)、環(huán)境污染都是問題。據(jù)悉，美國人每天要開1100萬次會(huì)議，這種非生產(chǎn)性活動(dòng)的成本高達(dá)每年370億美元，相當(dāng)于蘋果公司在中國的全年收入。相比美國，我國人口眾多，會(huì)務(wù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過美國。我國近年來一直提倡厲行節(jié)約、務(wù)實(shí)高效、規(guī)范管理、合理安排會(huì)議費(fèi)，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模的會(huì)務(wù)理念。傳統(tǒng)的會(huì)議模式對(duì)紙的浪費(fèi)非常大，跟節(jié)約型政府的理念不符，怎樣才能做到既節(jié)約又高效呢？
而且對(duì)于一些涉及到信息保密的大會(huì)，對(duì)會(huì)議的安全性要求會(huì)很高，普通會(huì)務(wù)安排如何保障紙質(zhì)機(jī)密信息不被泄露、公共平臺(tái)上的信息不被拷貝轉(zhuǎn)發(fā)？
市場(chǎng)需求催生無紙化移動(dòng)會(huì)務(wù)
市場(chǎng)需求催生產(chǎn)品創(chuàng)新，保障信息安全、提高組織效率、降低會(huì)務(wù)成本、便捷各方使用的無紙化移動(dòng)會(huì)務(wù)浮出水面。
從2013年開始，全國兩會(huì)就開始無紙化，大量紙張文稿，文件、資料、提案不再出現(xiàn)在參會(huì)人員的面前，大會(huì)統(tǒng)一發(fā)放密碼函件，大家籍此密碼上網(wǎng)查詢。此后全國政府會(huì)議陸續(xù)開啟無紙化會(huì)議系統(tǒng)，無紙化會(huì)議作為無紙化辦公的重要支撐環(huán)節(jié)，迎來了大發(fā)展。近幾年來，從普通紙筆到信息查詢終端、智能手機(jī)、再到平板電腦等移動(dòng)終端，很多全國性的大型會(huì)議處處可見科技信息化的新“元素”，顯而易見，電子化、信息化、無紙化的會(huì)議無疑再次成為熱點(diǎn)。
無紙化會(huì)議的幾大意義在于：一是提升會(huì)議效率，每個(gè)人的時(shí)間都是寶貴的，無紙化會(huì)議減少會(huì)議籌備時(shí)間，促進(jìn)參會(huì)人會(huì)議內(nèi)容審閱速度等各功能有助于加快會(huì)議進(jìn)程。有數(shù)據(jù)顯示，使用無紙化會(huì)議系統(tǒng)將比傳統(tǒng)會(huì)議提高效率30-50%。二是節(jié)約成本環(huán)保低碳，數(shù)據(jù)顯示，2013年全國政協(xié)會(huì)議將會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、大會(huì)發(fā)言報(bào)告等紙質(zhì)印刷品，全部替換成電子資料，僅此一項(xiàng)，開幕式當(dāng)天就節(jié)省了會(huì)議支出約200萬元。三是與時(shí)俱進(jìn)的會(huì)務(wù)理念與國際接軌，更具時(shí)效性和安全性。
有必要說明的是，很多無紙化會(huì)議模式其實(shí)是固定的，即開會(huì)中使用互聯(lián)網(wǎng)電子化。而移動(dòng)無紙化會(huì)議從籌備會(huì)議最初到結(jié)束會(huì)議之后，全程陪伴，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議流程，會(huì)議管理，會(huì)議安全，會(huì)議決策智能化。注重用戶體驗(yàn)，會(huì)議管理者的操作性和便捷性，在賬戶安全、文件傳輸上都實(shí)現(xiàn)一種安全的保障機(jī)制。所以，動(dòng)無紙化會(huì)議更受到會(huì)議組織者所關(guān)注，而且從大的趨勢(shì)來講，這也正好與現(xiàn)階段提倡的“大力推進(jìn)電子公文交換和移動(dòng)辦公，提高辦公無紙化水平”相符合。隨著移動(dòng)無紙化會(huì)議技術(shù)的不斷進(jìn)步，技術(shù)推進(jìn)無紙化會(huì)議的普及進(jìn)程已經(jīng)勢(shì)不可擋。
藍(lán)信 移動(dòng)會(huì)務(wù)的領(lǐng)跑者
不久前，在2016年的環(huán)保部全國環(huán)境信息技術(shù)與應(yīng)用交流大會(huì)組織過程中，全程使用了藍(lán)信移動(dòng)會(huì)務(wù)平臺(tái)，環(huán)境保護(hù)部信息中心網(wǎng)站室主任李國良先生也告訴記者：“藍(lán)信平臺(tái)的使用，不僅把參會(huì)者從資料的“紙堆”里解脫出來，也為會(huì)務(wù)組織者減少了大量繁復(fù)的工作。人手一個(gè)藍(lán)信APP，小到報(bào)名、會(huì)議時(shí)間通知、會(huì)后資料查閱，大到分組討論交流……藍(lán)信APP一應(yīng)俱全，讓會(huì)務(wù)360度無死角，大家更輕松便捷的開會(huì)�！�
藍(lán)信移動(dòng)會(huì)務(wù)之所以受到大型會(huì)議組織者的歡迎，究其原因是藍(lán)信移動(dòng)會(huì)務(wù)做到了會(huì)務(wù)組織工作前、中。后三個(gè)階段的細(xì)節(jié)管理。
會(huì)前有著高效會(huì)務(wù)籌備，藍(lán)信移動(dòng)會(huì)務(wù)能夠?qū)崟r(shí)精準(zhǔn)地向每個(gè)參會(huì)人員手機(jī)推送會(huì)議通知及會(huì)議議程，參會(huì)人員通過手機(jī)端實(shí)時(shí)在線報(bào)名，并能實(shí)現(xiàn)個(gè)性化需求的互動(dòng)，同時(shí)，也可以通過這個(gè)平臺(tái)查詢往屆會(huì)議的詳細(xì)資料。
會(huì)中提供便捷會(huì)務(wù)體驗(yàn)，增加了與會(huì)者之間的互動(dòng)，增強(qiáng)了會(huì)議效果，實(shí)時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)。分組討論、實(shí)時(shí)共享、動(dòng)態(tài)直播等功能，即便是沒有親臨現(xiàn)場(chǎng)的同事也能實(shí)時(shí)在線參與會(huì)議的議程。
會(huì)后有著全面會(huì)后總結(jié)，且各地參會(huì)人員依然可以通過藍(lán)信APP聯(lián)系溝通。會(huì)議中線上傳輸?shù)膱D文消息、視頻、文檔等資料將自動(dòng)歸檔，并在云端永久保存，不刪號(hào)、不刪檔，參會(huì)人員能夠隨時(shí)查看。
至今，藍(lán)信服務(wù)過的大型客戶眾多，包括中國國電集團(tuán)、上交所、新華社、以及中央各大部委、政府機(jī)構(gòu)，用戶人數(shù)總量超過400萬。這些政府機(jī)構(gòu)、超大型企業(yè)內(nèi)部會(huì)議都使用了藍(lán)信移動(dòng)會(huì)務(wù)功能，2016年廣東省人大會(huì)議也使用了藍(lán)信移動(dòng)會(huì)務(wù)來組織會(huì)議。這種高效快捷的會(huì)務(wù)工具，得到了這些大型機(jī)構(gòu)的高度認(rèn)可。作為全國唯一通過等保三級(jí)安全認(rèn)證的藍(lán)信，也使得主辦方對(duì)會(huì)議信息安全不用再操心，從服務(wù)客戶的質(zhì)量和數(shù)量而言，藍(lán)信無疑已經(jīng)成為移動(dòng)會(huì)務(wù)領(lǐng)域的領(lǐng)跑者。